Để thực hiện nhiệm vụ này, Giám đốc Công ty chỉ đạo các phòng nghiệp vụ sàng lọc, xác định và chuẩn hóa danh mục quy trình nghiệp vụ lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Bước kế tiếp là lưu đồ hóa các quy trình này. Ngoài số đã có, Công ty tiếp tục xây dựng và ban hành mới hơn 25 lưu đồ giải quyết công việc. Dựa vào tiến trình mô tả trong mỗi lưu đồ, thực hiện số hóa các bước bằng các phần mềm, tiện ứng, ứng dụng phù hợp…và như thế thay vì thực hiện công việc theo cách truyền thống thì nay được thực hiện trên nền tảng số. Hiệu quả mang lại khá toàn diện mà rõ nhất là tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực, nâng cao độ tin cậy khi tác nghiệp.
Mã Qr Code phục vụ khách tham quan thủy điện Ialy
Có thể kể ra đây một số quy trình đã được số hóa đến 100% các bước. Ví dụ “Quy trình giao việc và đánh giá công việc”, trước đây phòng KHVT giao việc đến các đơn vị bằng thông báo giao ban tuần, tháng trên D.Office. Giao việc như cách này khó xác định chính xác tiến độ, người thực hiện, mức độ hoàn thành; Việc tổng hợp, đánh giá kết quả hàng tuần, tháng do định tính…Từ khi áp dụng “phần mềm Base We work” những hạn chế, bất cập như trên đã được loại bỏ. Chức năng giao việc, thời gian hoàn thành, người thực hiện, người theo dõi, đôn đốc tiến độ, đánh giá kết quả, tổng hợp, trích xuất dữ liệu…đều được tự động hóa, đảm bảo an toàn, chính xác, định lượng.
Hay như “Quy trình rà soát QCQLNB &TLNB”, trước đây được thực hiện như sau: Phát hành thông báo, tổng hợp đề xuất, tổng hợp báo cáo, trình duyệt kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, đánh giá kết quả …trên bằng văn bản word và trao đổi qua D.Office, với nhiều thao tác thủ công dẫn đến sai sót nhất định. Kể từ khi số hóa, cụ thể là ứng dụng google form để thu thập thông tin khảo sát, lập và giao kế hoạch trên Base Wework thì mọi việc nhanh chóng, thuận tiện hơn trước rất nhiều.
Hiện nay, tại Ialy nhiều quy trình truyền thống đã được thay thế. Có thể kể ra như: Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu công tác sửa chữa lớn thiết bị đang được Công ty phối hợp với EVNICT lập trình trên PMIS (đã đạt 70%); Chấm công,tính lương, thu nhập, thông tin đến CBCNV đã được thực hiện HRMS, phân hệ RP; Giới thiệu thông tin cho khách tham quan du lịch qua ứng dụng Qr Code; Đánh giá thực hành tốt 5S thực hiện qua google form; Báo cáo cung cấp hồ sơ cho các đơn vị liên quan qua mã QR Code…
Có thể nói tại Ialy, quá trình chuyển đổi số bắt đầu từ “thay đổi trong nhận thức” đến “hình thành nên ý tưởng” và “chuyển hóa vào thực tế” để “mang lại giá trị thực” là những gì đang diễn ra và trở thành trở thành “hơi thở ” của mỗi thành viên Ialy./.