Chi tiêu nội bộ là hoạt động thường xuyên tại mỗi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Tại Công ty hoạt động này gồm việc quản lý chi phí hành chính, thanh toán phép, văn phòng phẩm, điện thoại, tiếp khách, công tác phí…Các năm qua được thực hiện theo hình thức truyền thống. Nghĩa là hồ sơ, tài liệu từ chủ trương ban đầu cho đến khi kết thúc đều thực hiện dưới dạng bảng giấy, có chữ ký tươi của các chức danh, luân chuyển theo kiểu giao, nhận trực tiếp…
Nghiệp vụ truyền thống này đã bộ lộ một số hạn chế như: phụ thuộc vào sự có mặt của những người liên quan tại nơi làm việc; Thời gian luân chuyển hồ sơ, chứng từ chậm, tốn thời gian di chuyển, tiếp xúc trực tiếp…
Với mục tiêu từng bước số hóa hoạt động chi tiêu nội bộ theo hướng cải tiến quy trình trên nền tảng ứng dụng văn phòng (D.O), internet và những tiện ích liên quan. Phòng Tài chính Kế toán đã tham mưu Giám đốc sửa đổi bổ sung “Quy định quản lý chi tiêu nội bộ”. Trọng tâm là sửa đổi một số biểu mẫu và hướng dẫn thao tác ký, luân chuyển hồ sơ trên D.office thay cho cách thức truyền thống trước đây.
Theo đó, một số biểu mẫu như: Tờ trình đi công tác, Giấy đề nghị tạm ứng, …thay vì ký trực tiếp vào bản giấy và luân chuyển thủ công thì nay được thực hiện như sau: CBCNV điền thông tin vào biểu mẫu và gửi đến các chức danh liên quan trên D.O, việc ký trình, ký duyệt sẽ được thực hiện trên D.O và sẽ nhận được kết quả từ các phòng nghiệp vụ liên quan.
Đối với hồ sơ thanh toán cũng thực hiện tương tự, người đề nghị thanh toán sẽ soạn giấy đề nghị và scan các chứng từ liên quan đính kèm trên file trình ký trên D.O. Các chức danh có thẩm quyền sẽ kiểm soát tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ trên môi trường điện tử. Sau khi được Giám đốc phê duyệt trên D.O thì CBCNV cung cấp hồ hồ sơ gốc cho phòng TCKT để đối chiếu lập phiếu chi hoặc hoàn ứng …
Hiệu quả mang lại từ việc cải tiến hoạt động quản lý chi tiêu nội bộ trên cơ sở ứng dụng các tiện ích của D.Office vào quá trình tác nghiệp chỉ mới là bước đầu trong lộ trình chuyển đổi số lĩnh vực tài chính kế toán của Công ty. Lợi ích trước mắt chính là đã cải cách được quy trình làm thủ công trước đây, tạo cơ chế linh hoạt có thể thao tác mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị thông minh mà không cần phải có mặt tại nơi làm việc. Tính minh bạch về thông tin, về ngày tháng trong hồ sơ được xác lập tự động, không xảy ra việc tẩy xóa…và sẽ là tiền đề cho việc ứng dụng hình thức thanh toán điện tử trong tương lai gần./.
AT. TCKT