Khoa học công nghệ

Ứng dụng thư viện số trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu

Thứ tư, 16/11/2022 | 11:35 GMT+7
Công ty thủy điện Ialy hiện lưu trữ toàn bộ tài liệu của 3 công trình lớn Ialy, Sê San 3 và Pleikrông. Vì vậy số lượng tài liệu rất lớn, được hình thành qua nhiều năm. Điều này đồng nghĩa với việc tìm kiếm, sử dụng theo cách thức truyền thống là phải đến thư viện, lục tìm các bản cứng rất tốn thời gian và công sức. Với mục tiêu nhanh chóng, thuận lợi, Công ty đã tiến hành số hóa thư viện để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ một cách khoa học, nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả cao hơn.

Sau thời gian triển khai, đến nay các tài liệu tại công ty được lưu trữ và khai thác trực tuyến tại các địa điểm chính dưới dạng các file pdf với nhiều hình thức như sau:  - Đối với các tài liệu như Quy định, Quy trình, Tiêu chuẩn, Phương án, Lưu đồ được lưu trữ trên web mạng nội bộ của công ty. Người sử dụng chỉ cần vào trang web nội bộ, vào mục “Tài liệu nội bộ công ty” là khai thác được.

+ Đối với các tài liệu liên quan Quy trình vận hành thiết bị, thuyết minh kỹ thuật, Phiếu đáng giá rủi ro, Phiếu thao tác mẫu… thì được lưu trữ trên mục “Thư viện” thuộc phận hệ “Thiết bị” của hệ thống quản lý kỹ thuật Pmiss, người sử dụng chỉ cần có tài khoảng Pmiss đã được cấp thì sẽ vào khai thác được.

Đặc biệt, khối lượng lớn nhất phải kể đến là các tài liệu liên quan đến công tác thiết kế, xây dựng, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu lắp đặt… các công trình của Công ty được lưu trữ tại modul “Thư viện tài liệu số” trên trang web nội bộ của công ty, người sử dụng chỉ cần có tài khoảng D-office là có thể khai thác, sử dụng được.

Sau khi đăng nhập, người sử dụng chỉ cần vào mục “Tra cứu toàn văn” và điền các thông tin cần thiết như cơ quan, đơn vị khai thác, loại hình tài liệu, nội dung cần tìm kiếm…

Đối với modul khai thác thư viện tài liệu số này, nhiều tài liệu quan trọng đã được scan và lưu dưới dạng tệp, người sử dụng chỉ cần nhấn vào tệp là có thể mở ra khai thác được, các tài liệu còn được chỉ nơi lưu cụ thể tại thư viện nhà AK như: số hồ sơ, số cặp, tầng lưu trữ, dạng tài liệu vĩnh viễn hay Có thời hạn. Người sử dụng khi cần mượn bản cứng cũng nhìn vào đó để liên hệ mượn được dễ dàng.

Tóm lại, nhờ việc số hóa tài liệu của Công ty, người dùng chỉ cần truy cập để khai thác trực tuyến từ máy tính hoặc điện thoại Smart phone một cách dễ dàng, nhanh chóng. Từ đó cho thấy ưu điểm của thư viện số so với thư viện truyền thống là giúp bổ sung vào bộ sưu tập theo thời gian nhanh hơn, kiểm soát chất lượng tốt hơn, chức năng tìm kiếm trên hệ thống cải thiện, người sử dụng chủ động hơn trong việc thu thập thông tin ở mọi lúc, mọi nơi/.

                                                                                      Phạm Tuấn - Phân xưởng vận hành Sê San 3